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由記憶航向分類的大海

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一般的「個人知識管理」談到資訊組織與分類時,不外乎教導或引介一些「有效的分類工具或技巧」。不過,我這篇文章將完全棄這些技巧於不顧。相反地,我情願談談每個人與生俱來的歸類本領。因為,正如我在這系列第一回的文章中所強調的,個人知識管理的目的並不在於「做好個人資訊管理」。是否能整理的很整齊,與一個人是否有知識能力,是兩件不相干的事情。「把資料分類得很好就是知識管理」可能是個人知識管理所創造出來最大的誤會與迷思。一位天天把資料分類的井然有序的人,很可能完全沒有讀通任何東西,也可能完全沒有批判性思考或創新的能力;而一位專精某領域的佼佼者或專家,很可能他的收藏只能讓旁人用「亂」來形容。

但是,這不表示我認為「分類與歸類」這件事情與知識管理無關。相反地,我認為這是個人知識工作中最重要的一環。分類體系就是一個知識工作者的全部所有,他一切的投入與成就。只不過,在分類這件事情上,永遠沒有最好的分類,也沒有最好的方法。能夠有的,只有持續不斷的分類、發展、精練自己對所有事物的意義與脈絡。對個人知識工作者而言,重要的並不在於如何把資料分類的乾淨整齊,而是在於能夠持續不斷的更新、挑戰、豐富自己的分類系統而已。

classification of knowledge

 

判斷資訊品質

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自從網際網路時代開始以後,就有一則有名的網路漫畫,畫著一隻狗在敲著電腦鍵盤,笑著說「沒有人知道我是一隻狗」。這個虛擬現實的寓言,其實也揭露了一種隱含的資訊恐懼:其實我們拙於分辨網路資訊的品質以及可信度。

首先,資訊後面真真假假、虛虛實實,參考錯誤的資訊,往往會導致錯誤的判斷與決策。其次,過多的資訊充斥,我們需要一種篩選的機制,讓我們只需要看到最精要的部份,就可以了解這許許多多資訊背後的意義。因此,我們期望能有一種方法、一種工具、或是一套標準、一種特殊的專家,來幫助我們分辨出好的資訊與壞的資訊。

但,在開始主題之前,我先說明一下,能力與工具的區別:

  • 能力:是一種無形的才能,根植於個人的素養之中。擁有能力,體重不會因此減少,身高也不會因此增加,腦袋背後也不會因此放光。但是能力可以幫助個人行動,更有效,或達到更好的結果。一個人擁有判斷資訊品質的能力,表示他已經掌握了某些訣竅,「能夠」持續正確的判斷資訊品質。
  • 工具:所有人類行動,在達成的過程中,都必需要利用到某些資源。而這些資源便是我們會利用的工具。這些資源可能是實體的,如榔頭、計算機等;也可能是概念上的,如一些作人做事的原則,可以被言傳的格言等等。許多各式各樣的「資訊品質標準」,也就是人在進行資訊品質判斷行動的時候,可以利用到的一些工具性資源。

當討論「個人知識管理」的時候,我希望能多提到一些對能力的討論。因為,擁有這種判斷的能力,才是我們追求的目的。而各式各樣的工具,是幫助我們到達彼岸的小船。我一定不免會提到一些相關的工具與資源。但是一旦我們能掌握那種能力,就不應該執著在任何一種小船的型態上。

延續 前一篇 。下半段的內容介紹哪些工具可以利用。包括:RSS、電子報、網路資訊訂閱服務、社會性的訂閱等等。

大部分都是基本常識,不過因為這是一份紙本的月刊,考慮到讀者可能不那麼熟悉網路,所以又多囉唆了一些。我自己比較喜歡的是小結的部份。

資訊檢索的資源與檢索技巧,的確是很重要;但是當我們焦點放在「個人知識管理」,而不是「個人資訊管理」的時候,應該著重的反而是如何能有效的「掌握」資訊,並轉換成知識的部份,而不是有效的取得資訊的部份。

我如何停止搜尋轉愛訂閱(part 1)

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本文原刊於「全國新書資訊月刊」115 期

一談到個人知識管理,我們常常會從各種搜尋或檢索技巧教導,以及各種檢索資訊來源的介紹開始。

檢索確實威力無窮。

曾經有一個時代,距今不遠,檢索是一門相當高深的學問。1980-1990年代雖然已經有電腦化的資料庫系統,圖書館買下昂貴的光碟資料庫,架設與國外資料庫的連線,邁向超越紙本、大量資訊的時代。但只有掌握特定工具與技能的專業圖書館員,才能擔負起檢索的工作。圖書館員必須熟悉各種資料庫系統的特色、檢索欄位以及指令。並且,檢索費用高昂,每一次檢索都要付三種費用:按時間算的連線費、每下一個關鍵字都要支付檢索處理費、檢索到了下載資料要付資訊呈現費。即使到現在,還是有許多學術資料庫系統的介面,繼承了當年資料庫檢索的精神。一般來說,都需要透過相當的訓練與學習,才可能上手。在這個時代,只要掌握檢索的技巧,等於掌握了取得要解決問題的資訊的能力。

電腦網路技術的發展,使得檢索工具的能越來越進步。終於,我們大多數人都已經習慣在網際網路上檢索我們所需的資訊。只要會簡單的關鍵字,網路的搜尋引擎幾乎可以找到大部分的我們日常生活需要的資訊。檢索再也不需要玄妙的檢索指令,人人都可以找出讀也讀不完的資訊。這讓我們以為,我們所有的問題都可以用檢索來解決了。

但是,這可能錯了。

實際上,我們日常生活中並不總是用檢索的方法回答心中的疑問。例如:「今天晚上要約會吃哪家餐廳好呢?」「假日該租哪一部電影光碟來看比較好?」「明天的聚會我要怎麼搭配我衣服才好看?」

這些疑問,都不見得有一個明確的答案。即使有一個無所不能的搜尋引擎,我們也不會知道怎樣下合適的關鍵字。不過,通常事到臨頭,總是有人能夠給予我們適當的建議,解決我們的燃眉之急。這時,我們當然會認為這位好朋友是「有知識的」,而不僅僅是「富有資訊的」。以上的小故事給了我們一種洞見,就是「搜尋是一個十分有效的資訊管理策略,但並不見得是一個好的知識管理策略」。有許多狀況,搜尋不但無法幫助我們解決問題,反而讓我們誤以為「問題似乎已經被解決了」的假象,而使得真正的問題被不盡然正確的資訊塘塞擱置,延遲了達到真正的理解的時機。

因此,本文在此,大膽的主張:如果要由「個人資訊管理」提升到「個人知識管理」,我們必須反向思考。也許,放棄以「凡事搜尋」的習慣,轉向「訂閱」,是發展個人知識管理的更重要的策略。

由知識管理,到識知管理

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儘管知識管理曾經紅極一時,卻也慢慢的冷卻下來。但是,隨著Web 2.0 概念的興起,以使用者參與為主的網路資訊活動,重新為知識管理帶來新的生命。而「個人知識管理」,這個較少為傳統的「組織知識管理」所探討到的領域,似乎因此受到更大的重視。畢竟,Web 2.0 是個以知識工作者為主角的舞台。

以下,將概略的介紹知識管理與個人知識管理,以及資訊技術變革所帶來的影響。

Gladstone: From know-how to knowledge

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去新店市立圖書館還書,順便逛逛,看有沒有一些相關書籍資源。我在學習類借了一些認知與學習的書籍,又在管理類找到這一本。

  • Gladstone, B.(2001)。經理人知識管理手冊(From know-how to knowledge: the essential guide to understanding and implementing knowledge management)(李聖賢譯)。台北:中國生產力。

有些書就是不怎麼出名,也不怎麼暢銷,編排也不起眼,厚度也不夠份量,定價陽春,不是大出版社,堆在不怎麼樣的角落。但是裡面的東西卻可能比暢銷或名著更有見地。我覺得這就是其中一本。

中譯雖然將這本書安為「手冊」,但是這本書的內容一點點都不是一步步教學的工具應用手冊,而更著重於觀點的釐清與開導。這些見解其實在一些暢銷的知識管理著作中是見不到的,或是完全相反地。但是我更認同Gladstone的看法。
  • Gladstone 認為應該知識管理的對象不是靜態的「知識」,而是動態的「知識活動」
  • Gladstone 認為只有資訊的累積並不能轉變成為有效利用資訊的能力。而有效利用或處理資訊的能力,才是知識管理之所以應該做的。
  • Gladstone 認為知識工作原本就存在日常工作實踐之中。

以下列舉一些序言處的段落。拿福爾摩斯與華生來比喻「有資訊」與「有知識」真是一絕:

[p.14] 在企業中,一般人習慣把擁有資訊與運用資訊的能力混為一談。只要稍事判斷,便不難發現這種看法的乖謬。閱讀柯南(Arthur Conan Doyle)著作的樂趣大半是來自於福爾摩斯與華生醫生的鮮活對比:前者善於分析,而後者遲鈍分心。….. 每一件福爾摩斯的探案中,總是不乏資訊的來源,只不過惟有福爾摩斯才具有運用資訊的聰明本領。如果企業像華生醫生般,無法將資訊策略與知識流程結合,資訊系統是無法得到任何改善的。

[p.15] 為資訊而資訊僵立即阻礙系統的運作。只有當系統支援並處進對知識工作者有用的資訊流,並且限制無用的資訊流時,資訊管理才有附加價值。因此知識管理主要式對產生知識的過程(processes)的一種管理,而非知識本身的管理。

[p.18] 許多知識管理的觀點是可笑的。例如:組織若是沒有正式地知識管理,將無法發展及應用知識。這種看法過於離譜,就好像每份工作都必需要有「經理人」的職位,才會有人去工作一般。當我還是一個資淺的經濟學者時,有一次參加新進人員的面試。我針對中央政府缺乏地方政府課稅政策的看法侃侃而談,但是後來我覺得自己很傻。因為其中一位老兄不以為然地說道:「沒有政策也是一種政策啊!」他說的沒錯,後來他得到那份工作。課稅政策如同知識管理。每個組織都在發展、蒐集、過濾、儲存、傳送、並且應用知識。無論被稱作是知識管理、資訊管理,還是踢踏舞也好,它們都左右著知識的流程。

Wiki, KM, 高橋流

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在小蝶老師的課堂上與學弟妹分享一些 Wiki 與 KM 的資訊。

因為前一陣子看到高橋征義先生正宗的高橋流簡報(現場),改變了我對高橋流的想法。我原本以為不論是高橋流或是Lessig流,一旦張數一多,簡報製作的時間成本會增加許多。不過我現在覺得,這種簡報方式,在不需承載太多資訊的情況下,能有效且生動的傳達講者的主題。其實以這場高橋征義的演講所傳達的想法並不複雜,但是令人對內容留下深刻印象。而且,光看簡報就可以明瞭知道演講的內容。(也許是習慣看動畫的關係....?)

因此自己也來試試看這種作法。從結果來看,大家的反應還不差~~ 不過因為時間的關係,最後準備的Bonus部份都沒有講到。

CMS (links for 2006-09-16)

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[KM] SECI, Ba & Knowledge asset

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Nonaka, Toyama, & Konno. (2000). SECI, Ba and leadership: a unified model of dynamic knowledge creation.

主要概念:

* SECI process: 社會化-外化-連結-內化 過程
* Ba: 日文「場所」. 整合資訊為知識的場所. 特定的時間與地點.
* knowledge assets: 知識資產

Ba與實踐社群

Bacommunities of practice
create new knowledgelearn existing knowledge
boundary is fluid and change quickly, set by participantsboundary is firmly, set by task, culture, and history of the community
"here and now" qualityconsistency and continuity are important
Micro(individual) and macro(Ba) levels both changeMicro(individual) level changes only
Membership is not fixedMembership is stable

四種Ba

起源場所 Originating Ba (S) 對話場所 Dialoguing Ba (E)
練習場所 Exercising Ba (I)系統場所 Systemising Ba (C)

[XXC]: 如何測量界定 Origination Ba ? 觀察?認知?動機?
[XXC]: Socialization 並不一定來自於特定的空間. 如薪資單, 成績單, 打卡鐘, 出缺勤紀錄, 都是一個有效運作的社會化工具。因為社會化來自於個人內部的認知轉換工作。有效能轉換個人認知的特定場所,如表揚大會。
[XXC]: 以起源場所而言,有效的激勵機制,會比提特定源場所重要。茶水間、吸煙室等場所,如果只是促進成員之間的溝通,都只是「對話場所」而已,因為並不一定能保證有改變認知的激勵與動機的有效性。我認為有效的機制比場所重要。

知識資產 knowledge assets

經驗性資產 Experiential assets概念性知識資產Conceptual knowledge assets
例行知識資產 Routine knowledge assets系統知識資產 Systemic knowledge assets

[XXC]: 如何評估/操作化/計量 這些不同的知識資產?

[KM] Knowledge management strategy

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Hansen, M.T., Nohria, N., & Teirney, T. (1999). What's your strategy form managing knowledge? Harvard business review, 77(2), 106-16


  • 本文由競爭策略管理的觀點,將企業知識管理區分為「Codification/外顯化/編碼化」與「Personalization/個人化」兩種不同策略。並認為應先訂定企業之競爭策略,才能有效建立知識管理。
    • 另有人將此兩種策略翻譯為「外顯策略」與「內隱策略」
    • 外顯化策略,如 Andersen Consulting, Ernst & Young 兩家顧問公司
    • 個人化策略,如 McKinsey, Boston Consulting Grounp, Bain 三家顧問公司
  • 外顯化策略與個人化策略,差異在於其運用的經濟性趨力不同。外顯策略在於達到企業知識「再利用經濟性」以發揮其效益;個人化策略在於達到企業內知識「專家經濟性」效益。因此為達到這兩種不同的經濟效益策略,企業必須在各種不同的管理配合,如市場定位、定價、人力資源管理、資訊技術等等,知識管理亦包含其中。
  • 本文作者認為這兩種策略間,並沒有兩全其美的策略,必須作出一項作為策略主軸。作者建議可以用 80/20 的比例分配兩種策略。
  • 兩種策略都需要有激勵系統。但是因為策略不同,其激勵機制也不同。外顯化策略透過對外顯化知識的貢獻與應用程度獎勵員工,個人化策略透過人際間深度溝通的程度來獎勵。

策略的選擇

  • 本文作者透過三個問題,幫助企業判斷其最佳的知識管理策略:
    • 產品面:企業提供標準化或是客製化的產品?
    • 市場面:企業擁有的是成熟的或是創新的產品?
    • 生產面:員工依靠外顯知識或是內隱知識來解決問題?
  • 透過回答這三個問題擬定其競爭策略,為企業建立有效的知識管理策略。

知識管理是策略的一部份

  • 本文最後,重申知識管理與競爭策略、人力資源管理、資訊科技等等管理要素不可區分。

小記:

  • 本文主要論點在於,知識管理本身並不是一種策略,而是必須受到競爭策略指導的一種管理主題。
  • 從本文一開始,即認為知識管理並非一種新穎的概念,從工業時代之前的工藝時代就已經存在知識管理的技術。因此僅僅是「知識管理」此一概念本身並沒有辦法引導組織達到更好的管理,而必須回到管理本身。因此本文以競爭策略的角度,重新檢視在不同競爭策略之下,應該有哪些不同的知識管理策略模式;重新將知識管理由技術導向問題回歸到策略導向問題。
  • 可以這樣假定?技術問題是工具論的問題,策略問題是認識論的問題。
  • 80 / 20 的判準,基本上有量化是否適當的問題

此筆記主要在對「個人知識管理」研究主題的定義,作相關的探討。

  • 由 Jason Frand 於 1999 年在 UCLA 的 MBA 課程中提出此一概念,為了強化企業經理人的管理能力,其概念基於 Peter Drucker 在《不連續時代》(The Age of Discontinuity,1969)提出的知識工作者,與 野中郁次郎 (Nonaka, 1991) Davenport ,Prusak (1999) 提出的知識管理。Frand 的目的是希望透過有效的管理技巧,能夠幫助經理人克服資訊爆炸時代的資訊超載,以達到更好的管理與決策品質。儘管 Frand 的主張也許有實務管理工作上的效用,但是實際上 Frand 所能提出的方案,也只是透過資訊科技協助的「個人資訊管理」技術而已,嚴格的說誤用了「知識」與「資訊」二詞的意義,也遠遠與「知識管理」無關。因此「個人知識管理」難以從正確的理論上展開,而只能透過實務上的操作運用,以累積可行的方案。
  • 由於資訊網路技術的興起,影響了許多實務工作與管理工作的型態,因此工作者藉由某些管理理論建構出新的工作典範。「知識工作者」(Drucker, 1969)、「知識經濟」(Machlup, 1984)、「知識螺旋」(Nonaka, 1991) 等等詞彙成為管理工作的流行時尚。在不追問背後的認識論基礎與經濟學基礎的情況下,大量的實務工作斷然的以「知識管理」作為一種進步發展的方向。「個人知識管理」也就是符合了這樣的取向。但是,這種取向是實務的,是一種社會心態上的產物,並非來自於理論或科學的嚴謹基礎。因此,大部分關於此一主題的學術論述,都是以實務工作的角度提出經驗或是解決方案的規劃,而並非透過科學性的理論建構或是實徵驗證。
  • 實務上 PKM 的發展、學術上 PKM 的發展:
  • 搜尋到兩篇文獻:
    • Miller, R. (2005). The evolution of knowledge management. (cover story). EContent, 28(11), 38.
    • Schreiber, T., & Harbo, K. (2004, September 1-3). Information literacy and personal knowledge management. Paper presented at the Nord I&D, Knowledge and Change, 12th Nordic Conference on Information and Documentation, Aalborg, Denmark.

links for 2006-03-04

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links for 2006-03-02

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Study PKM

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e-COGNOS and e-CKMI

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e-COGNOS Website: http://www.e-cognos.org

e-COGNOS 計劃開發一個開放的模組架構與工具集,以促進建築產業環境持續的知識管理。這個計劃將會根據對於歐洲建築公司的知識管理活動的深入了解。透過文件內與文件間的語義分析,引導資訊本體與調適機制的開發,使文件能隨著其內容與相依性而組織。網頁架構中將會包含了產生、擷取、索引、檢索與傳佈知識的服務。系統也傾向整產權管理工具。e-COGNOS將會在一連串的實際實驗中測試與驗證。 This will be followed by the delivery of business recommendations regarding the deployment of e-COGNOS in the construction sector.

e-COGNOS Knowledge Management Infrastructure (e-CKMI)

PPT presentation: http://www.e-cognos.org/Downloads/Publications/eWORK.pdf

實作上,可以在linux或win2000上建置e-COGNOS,需要jdk, mySQL, Tomcat,但是安裝說明中建議「最好把mySQL, Tomcat移除掉」,從e-COGNOS直接安裝系統。

網站上提供了相關程式的下載,http://www.e-cognos.org/Downloads/Download.htm

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